○黒潮町文書管理委員会設置要綱
平成31年4月1日
訓令第15号
(設置)
第1条 町における文書管理体制を確立することにより、事務の適正化及び効率化を図り、もって高度な住民サービスの提供を目指すため、黒潮町文書管理委員会(以下「委員会」という。)を置く。
(所掌事務)
第2条 委員会は、次に掲げる事項に関して調査審議し、必要に応じて町長に報告及び提案をするものとする。
(1) 将来にわたる黒潮町の文書管理のあり方に関すること。
(2) 文書管理に関する職員教育の充実に関すること。
(3) 電子化された文書の管理に関すること。
(4) 黒潮町行政文書管理規程(令和元年黒潮町訓令第6号)に関すること。
(5) 文書管理運用マニュアルの作成に関すること。
(6) 文書管理状況の点検及び評価に関すること。
(7) その他文書管理に係る重要事項に関すること。
(組織)
第3条 委員会は、委員長1人、副委員長1人、専門副委員長2人、委員30人以内及び専門委員数人をもって組織する。
2 委員長は、副町長をもって充てる。
3 副委員長は、総務課長をもって充てる。
4 専門副委員長は、情報防災課長及び地域住民課長をもって充てる。
5 委員は、課及び室(以下「課等」という。)の職員のうちから、当該課等の長が2人を任命するものとし、そのうち1人を課等のリーダーとする。
6 専門委員は、情報防災課情報推進係及び地域住民課総合窓口第1係の職員のうち当該課の課長が任命するものとする。
7 委員及び専門委員の任期は、課等の事情に合わせて当該課等の長が決めるものとする。
(任務)
第4条 委員長は、会務を総理し、委員会を代表する。
2 副委員長は、委員長を補佐し、委員長に事故があるときは、その職務を代行する。
3 専門副委員長は、次に掲げる区分に応じて委員会に審議事項を提案するものとする。
(1) 情報防災課長がなる専門副委員長 電子自治体推進の観点から総合文書管理システム及び電子化された文書の管理等
(2) 地域住民課長がなる専門副委員長 佐賀支所の実情に応じた文書管理の運用等
4 委員は、委員としての任務のほか次に掲げる事項を行うものとする。
(1) 委員会での決定事項の課等内周知
(2) 文書管理週間における職場巡視及び点検
(3) 文書管理に関する課等の相談窓口
5 専門委員は、委員としての任務のほか次に掲げる事項を行うものとする。
(1) 専門副委員長の補佐
(2) 文書管理週間における職場巡視及び点検
(会議)
第5条 委員会の会議(以下「会議」という。)は、年に1度は委員長が招集し、開くものとする。ただし、委員長は必要に応じて会議を開くことができる。
2 委員長は、必要があると認めるときは、委員会以外の者に会議への出席を求めることができる。
(作業部会)
第6条 委員会は、委員会の円滑な運営を促進し、会議に付する事項を検討するため作業部会を置くことができる。
2 作業部会は、部長、部員及び専門部員をもって組織する。
3 部長は、総務課総務係長をもって充てる。
4 部員は、委員をもって充てる。
5 専門部員は、専門委員、情報防災課情報推進係の職員及び地域住民課総合窓口第1係の職員をもって充てる。
6 部長は、作業部会を掌理し、必要に応じて作業部会を招集するものとする。
7 部長は、必要があると認めるときは、作業部会以外の者に作業部会への出席を求めることができる。
(庶務)
第7条 委員会の庶務は、総務課において処理する。
(委任)
第8条 この訓令に定めるもののほか、委員会の運営に関し必要な事項は、委員長が別に定める。
附則
この訓令は、公表の日から施行する。
附則(令和3年3月15日訓令第7号)
この訓令は、公表の日から施行する。