(目的)

第1条　この訓令は、別に定めがあるものを除くほか、町の行政文書(以下「文書」という。)の取扱いについて基本的な事項を定めることにより、文書事務における適正かつ円滑な実施及び文書の適正な管理を図ることを目的とする。

(定義)

第2条　この訓令において、次の各号に掲げる用語の意義は、それぞれ当該各号に定めるところによる。

(事務処理の原則)

第3条　事務の処理は、原則として文書(電子文書を含む。以下第12条及び第13条を除き同じ。)により行う。

(総括管理)

第4条　総務課長は、文書の収受、配布、発送、保存、廃棄その他文書に関する事務について総括する。

(課長等の職務)

第5条　課等の長(以下「課長等」という。)及び支所の長(以下「支所長」という。)は、この訓令の定めるところにより、その所管する文書事務について迅速かつ適正に処理しなければならない。

(文書番号の年度)

第6条　文書番号の年度の区分は、例規文書(別表第1の1例規文書の記号の表左欄に規定する例規をいう。以下同じ。)及び公告文書等(別表第1の2公告文書等の記号の表左欄に規定する文書をいう。以下同じ。)にあっては1月1日から12月31日まで、例規文書及び公告文書等を除く文書(以下「一般文書」という。)にあっては4月1日から翌年3月31日までとする。

(文書の記号及び番号)

第7条　文書には、次に掲げるところにより記号及び番号を付するものとする。ただし、軽易なものについては、記号及び番号を付することを省略することができる。

(ファイル情報の登録)

第8条　ファイルを文書管理システムに登録する際には、次の事項を登録しなければならない。ただし、ファイル名及びサブタイトル名には黒潮町情報公開条例(平成18年黒潮町条例第12号)第9条各号に掲げる非公開情報を含む語は用いることはできない。

(到達文書の受領)

第9条　到達文書(所管課に直接到達した文書を除く。)は、本庁に到達した文書は総務課において、支所に到達した文書は地域住民課において受領する。

(到達文書の配布)

第10条　総務課長(支所にあっては地域住民課長)は、到達文書(次条に規定する特殊文書等を除く。)を次に掲げるところにより所管課に配布しなければならない。

(特殊文書等の受領及び配布)

第11条　次に掲げる特殊文書を受領したときは、総務課(支所にあっては地域住民課)で受付印を押し、到達の日時を明記し、所管課に配布する。

(文書の収受)

第12条　前2条の規定により、文書の配布を受けた所管課の担当職員は、当該文書に受付印を押した上で、文書管理システムに登録しなければならない。ただし、軽易な文書及び庁内文書については、この限りでない。

(総務課又は地域住民課以外で受領した文書の取扱い)

第13条　職員が出張先等で受領した文書又は所管課で直接受領した文書は、所管課で前条に規定する収受の処理をするものとする。

(勤務時間外における文書の取扱い)

第14条　勤務時間外に到達した文書は、当直者が受領する。

(ファクシミリの受信及び収受)

第15条　ファクシミリの受信は、ファクシミリを設置している課等の職員が毎日着信の確認を行うことにより収受するものとする。

(電子メールの収受)

第16条　電子メールは、受信した電子メールの内容を担当する職員が当該受信メールに添付されている電子データを文書管理システムに登録することにより、収受するものとする。

(郵便料金の未払又は不足の文書の処理)

第17条　到達文書のうち郵便料金の未払又は不足のものがあるときは、官公署から発せられたものその他所管課の長(以下「所管課長」という。)が必要と認めるものに限り、その郵便料金を支払って受領するものとする。

(処理方針)

第18条　文書の処理は、全て課長等が中心となり適切な管理を行い、絶えず文書の迅速な処理に留意して、事案が完結するまで、その経過を明らかにしておかなければならない。

(処理の期間)

第19条　課等に配布された文書は、その日のうちに担当職員に回付し、担当職員は、指定された期日までに処理しなければならない。

(供覧)

第20条　文書の供覧は、電子供覧(文書管理システムに事案の内容その他所要事項を入力し、電子決裁を受けるための供覧をいう。以下同じ。)の方法により行うものとする。ただし、所管課長が電子供覧の方法により難いと認めるときは、紙文書の余白に供覧押印欄を設け、当該紙文書を供覧することができる。

(起案)

第21条　文書の起案は、電子起案(文書管理システムに事案の内容その他所要事項を入力し、電子決裁を受けるための起案をいう。以下同じ。)の方法により行うものとする。ただし、所管課長が電子起案の方法により難いと認めるときは、必要事項を記載した起案書(様式第2号)を用い、押印決裁の方法により起案することができる。

(起案要領)

第22条　起案は、次に掲げるところによらなければならない。

(回議)

第23条　回議は、当該事務の決裁区分に従い、文書管理システムの回議機能を利用して、起案者から順次回議して決裁を受けるものとする。

(決裁)

第24条　決裁権者は、回議を受けたときは、速やかに査閲し、その可否を決定しなければならない。

(代決及び後閲)

第25条　黒潮町職務決裁規程第7条から第9条までの規定により代決する場合において、電子決裁のときは、文書管理システムの代行機能を利用して、押印決裁のときは黒潮町職務決裁規程第10条前段の規定により「代」を明記して、代決者が決裁処理をしなければならない。

(押印決裁における決裁文書)

第26条　課等の担当者は、押印決裁の決裁文書を返付されたときは、文書管理システムに決裁の年月日及び施行日を登録しなければならない。

(電子決裁における決裁文書)

第27条　電子決裁の決裁処理は、決裁者が文書管理システムを利用して行う。

(文書の発信者名)

第28条　対外文書は、町長名を用いるものとする。ただし、文書の性質又は内容により、決裁権限を有する者の職及び氏名又は町名を用いることができる。

(公印)

第29条　対外文書については、黒潮町公印規程(平成18年黒潮町訓令第11号)第9条の定めるところにより、公印保管者又は公印取扱者による公印使用の審査を受け、公印を押印することが適当であると認められたときは、公印保管者又は公印取扱者から当該文書に押印を受けるものとする。

(文書の発送)

第30条　起案者は、決裁済文書で庁外に発送を要するものは、文書管理システムにより処理し、発送文書にその文書の記号及び番号を記載しなければならない。ただし、軽易な文書については、この限りでない。

(電子メール等の送信)

第31条　電子メール及びファクシミリにより送信ができる文書は、公印の押印を省略した文書として処理するものとする。この場合において、電子メール及びファクシミリにより送信した文書は、送信日に施行した文書とみなす。

(文書の使送)

第32条　本庁と支所その他総務課長が必要と認める出先機関等の間の文書の使送(自動車等により出先機関等を巡回して行う文書等の送達をいう。以下「使送」という。)は、総務課が行う。

(郵送)

第33条　課等の担当職員は、郵送する文書があるときは、当該課等において郵送する文書を取りまとめ、総務課には午後2時30分までに、地域住民課には午後2時50分までに届けなければならない。

(文書の整理)

第34条　文書は、ファイリング用品を使用して常に整然と分類整理し、必要なときに、直ちに取り出せるように文書の保管又は文書の保存をしておかなければならない。ただし、図面及び成果品等でファイリング用品を使用できないときはこの限りでない。

(文書の保管単位)

第35条　文書の保管は、所管課において行うものとする。ただし、文書の発生量、事務室の状況等により、総務課長が他の単位によることが適当と認めるときは、この限りでない。

(文書の保管)

第36条　文書は、年度ごとに区分し、現年度及び前年度に生じた文書は、所管課の事務室において保管する。

(文書の保存年限)

第37条　文書の保存年限は、30年、10年、5年、3年及び1年とし、別表第3に定めるとおりとする。ただし、法令等に保存期間の定めのある文書及び時効が完成するまでの間証拠として保存する必要がある文書については、それぞれ法令等に定める期間又は時効期間による。

(保管文書の引継ぎ)

第38条　所管課長は、書庫等への保存を必要とする文書があるときは、当該文書の完結年度の翌々年度当初において総務課長が指定する時期に、次に定めるところにより総務課長に引き継がなければならない。ただし、事業文書(複数年度にわたる事業で、当該事業に係る文書をいう。)については、事業の完了年度の翌年度に完了の処理を行い、事業の完了年度の翌々年度に総務課長に引継ぎを行うものとする。

(常用文書の引継ぎ)

第39条　常用文書については、その常時利用する必要がある期間が終了する日の属する会計年度の翌々年度当初に総務課長に引継ぎを行うものとする。

(文書の所管替え)

第40条　保管文書又は保存文書が組織の変更等により他の課の所管に属することとなったときは、次に定めるところにより処理しなければならない。

(文書の利用)

第41条　総務課で保存する文書の貸出しを受け、又は閲覧をしようとする職員は、保存文書閲覧・貸出簿(様式第3号)に所要事項を記入し、総務課長に申し出なければならない。

(保存史料)

第42条　総務課長又は所管課長は、ファイルのうち保存史料(保存期限到来簿冊等のうち町史及びその他の史料となるもので、重要なものとして保存するものをいう。以下同じ。)とするファイルを総務課長及び所管課長が協議して決定し、所管課長が保管している間は所管課長が指定する場所に、保管期間を経過した後は総務課長の指定する場所に当該保存史料の保存措置を採るものとする。

(廃棄)

第43条　保存年限を満了したファイルで書庫等に保存するものについては、前条の規定により保存史料とするファイルを除き、総務課長が所管課長に指示をして速やかに廃棄(電子文書にあっては、当該電子文書を文書管理システムから削除することをいう。以下同じ。)しなければならない。

(点検の実施)

第44条　総務課長及び文書管理委員会は、所管課で保管する文書が適正に管理されているかどうか定期的に又は必要に応じて点検し、必要と認めるときは指導その他改善の措置を求めることができる。

(管理状況の報告)

第45条　所管課長は、所管する次に掲げる文書の管理状況について、毎年6月末までに総務課長に報告しなければならない。

(その他)

第46条　この訓令に定めるもののほか、文書管理に関し必要な事項は、町長が別に定める。