○黒潮町職員旧姓使用取扱規程
令和2年8月1日
訓令第29号
(目的)
第1条 この訓令は、一般職の職員(以下「職員」という。)が婚姻、養子縁組その他の事由(以下「婚姻等」という。)によって戸籍上の氏を改めた後も、引き続き婚姻等による改姓前の戸籍上の氏(以下「旧姓」という。)を専ら職場において使用することに関して必要な事項を定めることを目的とする。
(旧姓使用の範囲)
第2条 旧姓を使用することができるものは、法令等の規定に抵触するおそれがなく、かつ職務執行上又は事務処理上支障がないもので、おおむね別表第1に掲げるものとする。
2 旧姓を使用することができないものは、旧姓を使用することにより特別な法律関係を生じるおそれのあるもので、おおむね別表第2に掲げるものとする。
(旧姓使用の開始)
第3条 旧姓を使用しようとする職員は、旧姓使用承認申請書(様式第1号)に旧姓の表示がある戸籍の謄本又は抄本を添付(人事給与システムにより旧姓を確認できる場合を除く。)して、所属長を経由して町長に申請し、承認を受けなければならない。
3 町長は、前項の承認をしたときは、人事給与システムに旧姓使用職員に係る旧姓、戸籍名、承認年月日等必要な事項を登録するものとする。
(旧姓使用の中止)
第4条 旧姓使用職員が、旧姓の使用を中止しようとするときは、旧姓使用中止届(様式第3号)により、所属長を経由して町長に届け出なければならない。
(職員及び所属長の責務)
第5条 旧姓使用職員は、旧姓の使用に当たっては、第2条第1項に規定するものにおいて統一して使用すると共に、常に町民、職員等に誤解や混乱等が生じないよう努めなければならない。
2 所属長は、所属職員の旧姓使用に関し、適切な運用が図られるように努めなければならない。
(報告及び指導)
第6条 総務課長は、旧姓使用の使用状況について必要と認めるときは、所属長に報告を求め、又は所属長を通じて旧姓使用職員に対して旧姓の使用について指導することができる。
(旧姓使用の承認の取消し)
第7条 町長は、旧姓使用職員が旧姓の適正な使用の指導に従わない場合等、旧姓使用を続けることが公務の遂行上適切でないと認めるときは、当該職員に係る第3条第2項の規定による承認を取り消すことができる。
2 町長は、前項の規定により承認を取り消したときは、その旨を当該職員に通知するものとする。
(その他)
第9条 この訓令に定めるもののほか、この訓令の施行に関し必要な事項は、町長が別に定める。
附則
この訓令は、公表の日から施行する。
附則(令和4年12月16日訓令第19号)
この訓令は、令和5年4月1日から施行する。
別表第1(第2条関係)
基準 | 主な文書等の例示 |
1 単に氏名が記載されたもの及び対外的にも使用されるが特別な法律関係を生じるおそれのないもの | ・職場での呼称 ・名札 職員証 名刺 ・職員名簿 ・座席表 ・庁内LAN上の氏名表記及びメールアドレス |
2 専ら組織内部で使用している文書等で、容易に職員の同一性を確認できる内容のもの | ・起案文書及び決裁文書等に係る押印及びサイン ・検査調書及び会計伝票の係印及び決裁者印 ・事務分掌表 ・人事異動の公表 |
3 職員の権利義務に関係する文書等で、職員の同一性の確認が容易にでき、かつ、旧姓使用を原因とする係争が起きるおそれのないもの | ・出勤簿 各種休暇届 各種休暇承認願 ・週休日の振替簿兼休日代休日指定簿 ・時間外勤務命令簿 ・扶養親族届 住居届 通勤届 |
別表第2(第2条関係)
基準 | 主な文書等の例示 |
1 職員の身分等に関する文書等で特別な法律関係が生じるおそれのあるもの | ・辞令書 ・宣誓書 退職願 ・在職証明書 在職証明書交付願 ・定年前再任用短時間勤務職員、暫定再任用職員、任期付職員、臨時的任用職員及び非常勤職員の任用関係書類 |
2 職員の権利義務に関係する文書等で、職員の同一性の確認ができなくなったり、旧姓使用を原因とする係争が起きるおそれのあるもの | ・別表第1の3に定める以外の給与及び報酬関係書類 ・共済組合関係書類 ・職員互助会関係書類 |
3 公権力の行使等対外的な行政行為に係るもの | ・身分証明書 ・徴税吏員証 |
備考 身分証明書等には、使用している旧姓を併記すること。
