○黒潮町文書取扱規程

平成21年3月30日

訓令第7号

目次

第1章 総則(第1条―第7条)

第2章 文書の取扱い

第1節 収受及び配布(第8条―第12条)

第2節 処理(第13条―第21条)

第3節 施行(第22条―第28条)

第4節 保管及び保存(第29条―第36条)

第5節 廃棄及び引継ぎ(第37条・第38条)

第3章 補則(第39条・第40条)

附則

第1章 総則

(趣旨)

第1条 この訓令は、別に定めがあるものを除くほか、本町の文書の取扱いについて必要な事項を定め、文書の適正な管理をすることにより、情報公開請求等に迅速な対応ができる体制を整備し、行政事務の効率化を図るものとする。

(定義)

第2条 この訓令において、次の各号に掲げる用語の意義は、当該各号に定めるところによる。

(1) 文書 課等の職員が職務上作成し、又は取得した紙文書及び電子文書をいう。

(2) 紙文書 文書のうち、紙を用いて文書事務(文書の収受、起案、決裁、保存及び廃棄その他の文書に関する一連の事務処理をいう。以下同じ。)を行うものをいう。

(3) 電子文書 文書のうち、電磁的記録(電子的方式、磁気的方式その他人の知覚によっては認識することができない方式で作られた記録をいう。)を用いて文書事務を行うものをいう。

(4) 決裁 紙文書により回議し、決裁を得ることをいう。

(5) 文書管理システム 文書事務を電子計算機を利用して行う処理の体系をいう。

(6) 課及び室 町長の事務部局に属する課及び室をいう。

(文書主義の原則)

第3条 事案の処理は、緊急を要するもの及び軽易なものを除くほか、全て文書をもって行わなければならない。

(文書取扱いの原則)

第4条 文書は、全て正確かつ迅速に取り扱い、常に住民への奉仕及び事務能率の向上に役立つように処理しなければならない。

2 本町の文書事務は、原則として文書管理システムにより行うものとする。

(文書取扱課長の責務)

第5条 総務課長は、本町の文書事務の管理の改善に努め、課等における文書事務が円滑かつ適正に処理されるよう指導しなければならない。

2 総務課長及び地域住民課長は、本町の文書の受付及び発送に関する事務並びに各課等の文書事務の円滑な処理に努めなければならない。

(文書主任)

第6条 課等に文書主任を置く。

2 文書主任は、課等の長をもって充てる。

(文書主任の職務)

第7条 文書主任は、課等の文書の処理の円滑化、改善及び指導並びに文書管理システムの運用管理を行うものとする。

第2章 文書の取扱い

第1節 収受及び配布

(到達文書の取扱い)

第8条 本庁に到達した文書は総務課において、佐賀支所に到達した文書は、地域住民課において受領するものとする。

2 前項の規定にかかわらず、課等に直接到達した文書は、当該課等において受領するものとする。

3 郵便料金の未納又は不足の文書が到達したときは、公務に関するものであると認められるものに限り、郵便切手をもって必要な料金を納付し、これを受領することができる。

(到達文書の配布手続)

第9条 総務課及び地域住民課において、前条第1項の規定により普通文書(親展文書、親展電報及び秘密文書を除く文書をいう。以下同じ。)を受領したときは、開封の後、文書管理システムに受付日、件名、発信者名及び当該業務の担当課等を入力する配送管理登録をし、登録の終わった普通文書を速やかに担当課等に配布するものとする。

2 前項の規定にかかわらず、次に掲げる普通文書については受付登録作業を行わず、担当課等に配布するものとする。

(1) 官報及び県広報

(2) 処理を必要としないごく軽易な定例的な文書

(3) 図書

(4) 頒布される資料(新聞、雑誌、カタログ等を含む。)

(5) 前各号に掲げるもののほか、総務課長又は地域住民課長が認めたもの

3 課等の長は、総務課及び地域住民課から配布された文書を次条及び第11条に規定する必要な手続を経た後、もう一方の本庁又は支所に属する関連の担当課等に原本により供覧するものとする。この場合において、内容及び処理期限等を考慮して、急を要するときは、副本(紙文書及び電子文書)での回付を行うこととするが、原本については本庁及び支所の担当部署の供覧を必要とするものとする。

4 前項の規定により供覧の終了した文書の原本は、当該事務の完結後に主管課等に集約し、適正な保管及び保存の手続を行わなければならない。

5 親展文書、親展電報及び秘密文書は開封しないで宛名人に配布し、必要に応じて宛名人が文書管理システムへの登録を行うものとする。

6 現金、金券及び有価証券等は、金券送付簿(様式第1号)に記載して会計管理者に送付し、受領印を徴しなければならない。この場合において、附属文書がある場合は、第1項に定める手続により処理しなければならない。

(文書管理システムへの登録手続等)

第10条 課等の長は、前条の規定により紙文書を配布されたときは、文書管理システムの受付登録により当該課等宛に配布された文書と照合し、所管の事務であるのかを確認の上受領しなければならない。

2 課等の長が不在で受領の確認をすることができない場合は、当該課等の補佐又は係長が代理受領を行うことができるものとする。

3 課等の担当職員は、前項の規定により受領された文書を文書管理システムに収受登録を行い、収受用の回覧用紙(様式第2号)を当該文書に付して回付しなければならない。ただし、収受した文書に対し即時に回答を要する場合等で、当該文書に起案文書を添付する場合は、収受の回付を省略することができるものとする。

4 前項に定めるもののほか、前条第2項に掲げる登録を要しない文書で回付を要するものを受領したときは、前項の方法によらず回付を行うものとする。

5 課等の担当職員は、文書が課等に直接到達したときは、前2項の規定を準用するものとする。

(電子文書の収受)

第11条 担当課等に直接送信された電子文書の収受については、前3条の規定にかかわらず、担当課等において、文書管理システムにより直接収受登録を行うものとし、前条第5項の規定により回付するものとする。

2 前項の文書における本庁と支所との間の供覧等については、第9条第3項及び第4項の規定に準じて行うものとする。

3 第1項の電子文書のうち、第9条第2項に掲げる普通文書に準じるものは、その登録を省略することができるものとし、メールの転送等により供覧するものとする。

(文書の差戻し)

第12条 課等の長は、配布された文書のうち、所管に属しないものがあるときは、直ちにこれを総務課又は地域住民課に差戻しするものとし、文書管理システムにより配送登録されているものがある場合は、差戻しの処理をしなければならない。

第2節 処理

(起案)

第13条 起案(決裁を受けるべき事案を記載し、又は記録することをいう。以下同じ。)は、文書管理システムを用いて行うことを原則とする。ただし、特定の帳票その他の文書により起案をすることが必要であるときは、当該帳票その他の文書を用いて手処理その他の方法により起案をすることができる。

2 軽易な案件等で、収受文書の余白等に起案内容を記載して決裁を受けることが可能な場合は、起案文書の作成を省略することができる。

(起案要領)

第14条 起案は、次の各号に掲げるところによらなければならない。

(1) 起案は、常用漢字表(平成22年内閣告示第2号)、現代仮名遣い(昭和61年内閣告示第1号)及び送り仮名の付け方(昭和48年内閣告示第2号)に定めるところによること。

(2) 文案は、平易な言葉で、簡明かつ正確に表現すること。

(3) 必要なものには、起案の理由又は説明を付し、関係法令の条文その他参考資料を添付すること。

(4) 起案の様式は、回議用紙(様式第3号)によること。

(5) 町議会の議案となるもの、秘密又は緊急を要するもの等は、「議案」、「秘」及び「至急」等と必要な表示を適宜の方法により行うこと。

(6) 金額その他重要な箇所を訂正したときは、提起した者は、当該箇所に認印を押印し、訂正の処理を行うこと。

(記号及び番号)

第15条 次条に規定する場合を除くほか、文書には、次の各号に掲げるところにより記号及び番号を付するものとする。ただし、軽易なものについては、記号及び番号を付することを省略することができる。

(1) 記号は、別表第1に定めるものとする。

(2) 番号は、同一記号ごとに文書管理システムにより一連番号を採番し、会計年度及び暦年により毎年度更新すること。

(種類及び番号)

第16条 条例、規則、告示、訓令及び公告等の種類並びに番号は、別に定める規定により付するものとする。

(記名等)

第17条 対外施行文書の発信者名は、原則として町長名を用い、公印の押印については第23条の規定により取り扱うものとする。

2 対内施行文書の宛名及び発信者名は、原則として補職名のみを用いるものとする。

3 必要なものには、施行文書の末尾に担当課係名その他連絡に必要な事項を表示するものとする。

(回議書の回付)

第18条 押印決裁における回議書の回付は、バインダや文書配布箱により行うものとする。ただし、秘密又は緊急を要するもの等は、担当職員の持ち回りにより処理するものとする。

(決裁及び合議)

第19条 回議書の決裁又は合議は、認印を押印して行うものとする。

2 合議後、原案を変更し、又は廃止したときは、合議した関係職位にその旨を通知しなければならない。

(代決)

第20条 回議書の代決は、黒潮町職務決裁規程(平成18年黒潮町訓令第2号)に基づき行うものとする。

(決裁の登録等)

第21条 課等の長は、起案文書の決裁が終わったときは、文書管理システム上に決裁終了の登録を行うものとする。

2 課等の担当者は、収受文書の回付が終わったとき及び起案文書に係る前項の処理が完了したときは、文書管理システム上に完結の登録をし、文書の処理状況の把握を可能な状態にしなければならない。

第3節 施行

(施行文書の日付)

第22条 施行文書の日付は、別に定めがあるものを除くほか、発送の日を用いるものとする。

(公印及び契印)

第23条 施行文書には、黒潮町公印規程(平成18年黒潮町訓令第11号)の規定により、公印の押印又は刷込みをしなければならない。ただし、対内施行文書及び軽易な施行文書には、押印及び刷込みを省略することができる。

2 前項ただし書の規定により押印及び刷込みを省略するときは、当該押印及び刷込みを省略する施行文書に係る回議書にその旨を表示し、決裁を受けなければならない。

3 特に施行の確認を要する文書(施行文書が電子文書であるものを除く。)は、原議と契印しなければならない。

(使送)

第24条 本庁と支所との間の紙文書の回付の使送は、次の時間により実施するものとする。

(1) 本庁から佐賀支所 午前10時00分及び午後1時30分

(2) 佐賀支所から本庁 午前10時30分及び午後2時00分

(郵送)

第25条 課等の担当職員は、郵送する文書があるときは、当該課等において郵送する紙文書を取りまとめ、総務課には午後2時30分までに、地域住民課には午後2時50分までに届けなければならない。

第26条 課等の担当職員は、前条の規定にかかわらず、郵送文書のうち緊急を要するものは、郵便切手等を総務課長又は地域住民課長に請求して、課等において直接郵送することができる。

第27条 総務課長又は地域住民課長は、第25条の規定により届けられた郵送文書を、黒潮町の休日を定める条例(平成18年黒潮町条例第2号)第1条第1項に規定する日を除くほか、毎日1回料金後納により郵送するものとする。ただし、必要な場合は、料金別納により郵送することができる。

(電報)

第28条 課等の担当職員は、課等において電報を発信するときは、総務課又は地域住民課に備付けの電報発信簿(様式第4号)に必要事項を記載した後、当該担当課等の職員が発信するものとする。

第4節 保管及び保存

(文書の整理)

第29条 文書は、常に整然と分類整理し、必要なときに、直ちに取り出せるように保管し、又は保存しておかなければならない。

2 文書の保管又は保存に当たっては、常に紛失、火災及び盗難等の予防の措置をとらなければならない。

3 第1項に規定する文書の整理、保管及び保存については、原則として、文書管理システムを用いることとする。

(文書の保管単位)

第30条 文書の保管は、所管の課等において行うものとする。ただし、文書の発生量、事務室の状況等により、総務課長又は地域住民課長が他の単位によることが適当と認めるときは、この限りでない。

(文書の保管)

第31条 現年度及び前年度に生じた文書は、主管課の事務室において保管する。

2 保管文書の移替えは、毎年度当初に行う。

3 前々年度以前に生じた文書は、総務課長が指定する書庫等に集中して保存しておかなければならない。ただし、主管課において常時使用する文書は、総務課長の承認を得て、主管課の事務室において保管することができる。

4 総務課長は、主管課における文書の保管状況を調査し、必要な指導をすることができる。

(文書の保存年限)

第32条 文書の保存年限は、文書保存年限区分表(別表第2)を基準として定めるものとする。

2 保存中の文書で保存年限の変更を必要とする場合は、ファイル基準表の修正を行って変更するものとする。

3 第1項の保存年限は、当該文書の完結日の属する年度の翌年度の4月1日から起算する。ただし、暦年により処理するものは、完結日の属する年の翌年の1月1日から起算するものとし、会計年度で保存することとなるものは、当該会計年度期間を1年度とみなし、起算するものとする。

(電子文書の保管及び保存)

第33条 電子文書の保管及び保存については、文書管理システムにより行うものとする。

(文書倉庫の管理)

第34条 課等の担当職員は、総務課長の指導により、課等の文書倉庫を管理し、常に清潔を保ち、通風、火気及び盗難等に注意しなければならない。

(閲覧)

第35条 課等において保管し、又は保存する文書を閲覧しようとする者は、当該課等の長の許可を受けなければならない。

(庁外持出禁止)

第36条 文書は、庁外に持ち出してはならない。ただし、やむを得ない理由により、当該文書を保管し、又は保存する課等の長の許可を受けたときは、この限りでない。

第5節 廃棄及び引継ぎ

(保存期限到来簿冊等の取扱い)

第37条 課等の担当職員は、保存期限が到来した簿冊等(以下「保存期限到来簿冊等」という。)について、総務課長の指導により目録を作成した上、廃棄(電子文書にあっては、当該電子文書を文書管理システムから削除することをいう。以下同じ。)又は引継ぎ(保存期限到来簿冊等のうち町史及びその他の史料となるもので、重要なものを黒潮町立図書館長に引き継ぐことをいう。以下同じ。)の決裁を受けなければならない。

2 課等の担当職員は、前項の規定により保存期限到来簿冊等を廃棄し、又は黒潮町立図書館長に引き継いだときは、文書管理システム上の廃棄又は引継ぎの処理を行わなければならない。

3 保存期限到来簿冊等であっても、なお、保存の必要があるもの又は永年保存の簿冊等であっても、保存期間が20年を経過し、保存の必要がなくなったものは、当該簿冊等の保存期間を伸縮することができる。

(廃棄の方法)

第38条 文書の廃棄は、裁断、焼却及びリサイクル等適切な方法により行わなければならない。

第3章 補則

(他機関との協議)

第39条 町長は、議会、選挙管理委員会、監査委員、固定資産評価審査委員会、教育委員会及び農業委員会等の他の機関の所管に係る文書の管理にこの訓令を適用するに際して、それぞれの機関の長と協議しなければならない。

(その他)

第40条 この訓令に定めるもののほか、この訓令の施行に関し必要な事項は、町長が別に定める。

附 則

この訓令は、平成21年4月1日から施行する。

附 則(平成28年3月31日訓令第8号)

(施行期日)

1 この訓令は、行政不服審査法(平成26年法律第68号)の施行の日(平成28年4月1日)から施行する。

附 則(平成30年12月25日訓令第26号)

この訓令は、公表の日から施行する。

附 則(平成31年3月28日訓令第5号)

この訓令は、平成31年4月1日から施行する。

別表第1(第15条関係)

記号の種別

所属

記号

総務課

黒潮総

総務課行政人事係

黒潮人事

企画調整室

黒潮企

情報防災課

黒潮情

住民課

黒潮住

住民課住基戸籍係

黒潮大戸

健康福祉課

黒潮健

農業振興課

黒潮農振

まちづくり課

黒潮まち

産業推進室

黒潮産

地域住民課

黒潮地住

地域住民課総合窓口第2係(戸籍)

黒潮佐戸

海洋森林課

黒潮海森

建設課

黒潮建

出納室

黒潮出

教育委員会

黒潮教

議会事務局

黒潮議

農業委員会事務局

黒潮農委

監査委員事務局

黒潮監

選挙管理委員会事務局

黒潮選

別表第2(第32条関係)

文書保存年限区分表

保存年限基準

永年

10年

5年

3年

1年

1 町議会に関するもの

 

 

 

2 条例、規則、告示、訓令、訓、達、指令等の原議及び関係書類

 

 

 

 

3 郷土史の資料となるもの

 

 

 

 

4 国又は県の訓令、指令、例規、重要な通牒及び往復文書のうち重要なもの

 

 

 

 

5 町の広報

 

 

 

 

6 職階、進退、賞罰、身分等の人事に関する書類

 

 

 

7 退職金、遺族年金及び扶助料に関するもの

 

 

 

 

8 褒賞及び儀式に関する重要なもの

 

 

 

 

9 審査請求、訴訟及び和解に関する重要なもの

 

 

 

 

10 調査、統計、報告、証明、復命等に関するもの

 

11 行政事務の重要施策に関するもの

 

 

 

 

12 事務引継に関する重要なもの

 

 

 

 

13 予算、決算及び出納に関するもの

 

14 財産、営造物及び町債に関するもの

 

 

 

15 町税の徴収に関する特に重要なもの

 

 

 

 

16 寄附受納に関する重要なもの

 

 

 

 

17 許可、認可又は契約に関する重要なもの

 

 

 

 

18 隣接市町村との分合に関するもの

 

 

 

 

19 事業及び事業計画に関する特に重要なもの

 

 

 

 

20 工事又は物品に関するもの

 

 

21 原簿、台帳等

 

 

 

22 法令に基づく各種台帳

 

 

 

 

23 備品の出納に関する重要なもの

 

 

 

 

24 補助金に関するもの

 

 

 

25 官報及び県報

 

 

 

 

26 徴税その他公租、公課に関するもの

 

 

 

 

27 外国人登録に関するもの

 

 

 

28 給与に関するもの

 

 

 

29 重要文書の発受に関するもの

 

 

 

 

30 照会、回答その他往復文書に関するもの

 

 

 

 

31 出勤、遅参、早退、休暇、出張等の願及び届に関するもの

 

 

 

 

32 上記のほか、永年保存、10年保存、5年保存及び3年保存に属する書類

 

33 上記以外の書類(収発、受払、届・願、照会・回答等で軽易なもの)

 

 

 

 

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黒潮町文書取扱規程

平成21年3月30日 訓令第7号

(平成31年4月1日施行)

体系情報
第3編 執行機関/第1章 町長部局/第3節 文書・公印
沿革情報
平成21年3月30日 訓令第7号
平成28年3月31日 訓令第8号
平成30年12月25日 訓令第26号
平成31年3月28日 訓令第5号